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Endlich BI für jedermann! Entdecken Sie Ihr Unternehmen neu, mit QlikView Lösungen von der WBS!

Objektverfolgung mit QlikView

Für die Objektverfolgung braucht man oft einen langen Atem und die richtigen Informationen!

Wie Sie mit QlikView die Objektverfolgung ihres Vertriebs optimieren können

Objekt

Gabler Wirtschaftslexikon

Allgemein: Gegenstand, mit dem etwas geschieht oder geschehen soll. Im wirtschaftlichen Sprachgebrauch Wert-, Vertrags- oder Geschäftsgegenstand.

Objektgeschäft

BSH

Objektgeschäfte sind Großaufträge, die über Ausschreibungen erfolgen und nicht über das Lager des Fachhandels abgewickelt werden.

Objektverfolgung

BauDialog

Objektverfolgung ist das optimal koordinierte Zusammenspiel aller relevanten operativen Vertriebsressourcen zur gezielten Gewinnung attraktiver Bauobjekte und zum Aufbau neuer Kundenbeziehungen.

Professionelle Objektverfolgung

Objektverfolgung ist für alle Unternehmen interessant, die regelmäßig den Zugang zu neuen Objekten und potenziellen Kunden in der Baubranche benötigen.
Aufgrund des besonderen Strukturen in der Baubranche und der oft hohen Anzahl der Beteiligten, ist es oft schwierig, den eigentlichen Entscheider und damit den "Kunden" zu identifizieren.
Entscheidend für den weiteren Verlauf der Objektverfolgung ist die Klassifizierung des Objektes:
  • Welches Potential hat das Objekt mit meinen Produkten?
  • Wann wird der Bedarf entstehen?
  • Wer sind die Ansprechpartner und Entscheider?
  • Wie ist der Modus der Vergabe?
  • Ist das Objekt relevant bezogen auf die Vertriebsstrategie (z.B. Marktsegment)?
1
Objektidentifikation
  • Objektdefinition -> Was ist ein Objekt?
  • Vorselektion der Objekte anhand definierter Kriterien
  • Einbeziehung von Dienstleistern und externen Quellen
2
Objektqualifikation
  • Ergänzung vorhandener Objektdaten
  • Ermittlung der Potentiale
  • Koordination Innen/Außendienst
3
Objektverfolgung
  • Versuch der Objektgewinnung
  • Arbeitsteilig durch Innen- und Außendienst
  • Durchführung der Vertriebsmaßnahmen je Phase, also z.B. Besuche oder Angebotserstellung und Preisfindung
4
Analyse der Ergebnisse
  • Ständige Rückkopplung zur Verbesserung der Prozesse innerhalb der Organisation
  • Optimierung der Objektverfolgung
  • Definition von Erfolgsstandards

Operative Systeme zur Objektverfolgung

Objektverfolgung ist in erster Linie eine operativer Prozess. In der Regel wird dieser durch ein EDV gestütztes CRM System unterstützt. Dort werden zum einen die Daten der jeweiligen Objekte erfasst und die Potentiale hinterlegt. Das Objekt bildet dann die Ausgangsbasis für weitere Aktivitäten, wie z.B. Telefonate oder Außendienstbesuche. Diese Aktivitäten werden dann mit dem konkreten Objektbezug ebenfalls im CRM System erfasst.

Probleme in der Praxis
  • CRM Systeme bieten häufig eine gute Detailsicht, aber es fehlen übersichtliche Darstellungen.
  • Bei der Implementierung des Systems werden zu viele Details berücksichtigt.Die Folge:Der Anwender ist mit der Pflege der vielen Felder überfordert.
  • Die Abfragegeschwindigkeit bei vielen Datensätzen, wie Sie in einem CRM System entstehen, ist oft zu langsam.
  • Mangelnde Verknüpfung der weichen CRM Faktoren mit Daten aus den ERP Systemen.

Objektverfolgung mit QlikView

Mit QlikView können Sie Ihre Objektverfolgung einfach und effizient Steuern. Eine Möglichkeit der Analyse ist die Verwendung von Key Performance Indicators (KPIs). Im folgenden werden 5 KPIs vorgestellt, mit denen Sie die Objektverfolgung jederzeit “im Griff” haben.

KPI 1 – Die Objektchance
Die Objektchance bildet den ersten Einstiegspunkt in die Analyse der Objekte. Sie kann als Liste abgebildet werden, und zeigt alle Objekte eines Unternehmens an. Meist ist dabei eine Filterung nach dem Status des Objektes sinnvoll.
Für jedes Objekt sollte zumindest ein Potential hinterlegt sein (im Beispiel ist dies die erwartete Absatzmenge in m³). Außerdem wird eine Auftragswahrscheinlichkeit hinterlegt. Diese kann beispielsweise händisch vom Erfasser nach “Bauchgefühl” eingetragen werden, oder sie läßt sich aufgrund von Erfahrungswerten aus der Vergangenheit mit statistischen Methoden berechnen.
Die Potentialmenge multipliziert mit der Wahrscheinlichkeit ergibt die Objektchance:
100m³ * 25 % = 25 m³
Diese Berechnung wird kumuliert über alle Objekte durchgeführt, so das sich eine Objektchance für das gesamter Unternehmen ergibt.
KPI 2 – Die Objektchance mit Zeitbezug
Nachdem durch KPI1 – Objektchance ein erster Überblick gewonnen werden konnte, kann im zweiten Schritt die Analyse noch verfeinert werden. Dazu ist es notwendig, dass am Objekt ein relevantes Datum hinterlegt wird, wann ein Umsatz zu erwarten ist. Für ein Bauobjekt eignet sich der Beginn des Bauvorhabens. Das Potential wird nun auf die entsprechenden Monate des selektierten Jahres verteilt. Mit der QlikView Funktion “schneller Formelwechsel” ist es ebenfalls möglich, für die Berechnung die hinterlegten Wahrscheinlichkeiten zu berücksichtigen bzw. zu ignorieren.
Außerdem läßt sich diese KPI noch anreichern, indem z.B. der Potentialbalken als gestapeltes Balkendiagramm über die Marktsegmente angezeigt wird.
KPI 3 – Die Objektquote
Die Objektquote bietet einen zweigeteilten Blick auf die Objekte. In dieser Analyse werden die Daten aus dem CRM System mit den Daten aus dem ERP kombiniert.
Auf der linken Seite ist die Erfolgsquote der Quelle zu Erkennen. Die Quelle Außendienst lieferte Beispielsweise 604 Objekte. Die Erfolgsquote beträgt 67,9%, das bedeutet, für diese Objekte gab es eine entsprechende Lieferung, die aus den Daten im ERP System eindeutig dem Objekt zugeordnet werden kann.
Die Rechte Seite der Darstellung zeigt die absatzbezogene Erfolgsquote. Sie steht für den Anteil am gesamten Absatz, die durch die Objekte aus der jeweiligen Quelle realisiert wurde. Im vorliegenden Beispiel ist zu erkennen, dass mehr als die Hälfte des gesamten Absatzes mit Objekten erzielt wurde, die durch den Außendienst dem Unternehmen bekannt wurden. Die Zahl der belieferten Objekte (410) entspricht dabei der Erfolgsquote der Quelle also 604 Objekte * 67,9 % = 410 Objekte.
Diese Auswertung bietet einen Überblick woher das Unternehmen Kenntnis über entsprechende Objekte im Markt erlangt, und wie erfolgreich die jeweiligen Objekte in einen Auftrag verwandelt werden können.
KPI 4 – Die Objektrate
Die Objektrate gibt Auskunft darüber, wie hoch der Anteil des Absatzes mit Objekten am Gesamtumsatzes mit einem Geschäftspartner ist. Diese Information stammt ebenfalls aus dem Warenwirtschaftssystem und setzt voraus, das die Rechnungsstelllug mit Bezug zum Objekt erfolgt.
Diese Auswertung ist besonders interessant, um zu erkennen, mit welchen Partnern ein Objektgeschäft bereits etabliert wurde. Dies kann ein Gesprächsthema in den Jahresverhandlungen sein.
KPI 5 – Die Kundenaktivität

Die Aktivitäten der Mitarbeiter in Richtung der Kunden sind ein wichtiges Instrument im CRM und Bedürfen daher besonderer Überwachung.

In der Übersichtsdarstellung kann für den ausgewählten Zeitraum schnell überblickt werden, mit welchen Zielgruppen die Kontakte stattfanden. Die Zuordnung der Zielgruppe je aktivität erfolgt automatisch, wenn im Operativen System die Aktivitäten mit den jeweiligen Geschäftspartnern verknüpft sind. Über eine Auswahlbox können ebenfalls die Kontakkanäle, wie z.B. Telefon oder Besuch ausgewählt werden.
Die Detailübersicht zeigt in einer 4-Felder Matrix detailliertere Informationen über die Kontakte an. Hier kann bis auf Außendienstmitarbeiter-Ebene analysiert werden. Sobald ein Mitarbeiter im Diagramm selektiert wird, passt sich die Darstellung automatisch an. Dies ist eine wertvolle Steuerungsmöglichkeit und kann zur Überprüfung der persönlichen Zielerreichung genutzt werden.

Fazit

In der Baustoffbranche ist das Objektgeschäft ein wichtiges Thema. Aufgrund der Vielzahl der Beteiligten bedarf es einer abgestimmten Vertriebsstrategie um die Objekte im Markt zu bearbeiten. Operative System können Ihren Vertrieb im Tagesgeschäft und bei der Datenerfassung unterstützen.
QlikView hilft Ihnen, wichtige Objekte sofort zu erkennen und das Potential für Ihr Unternehmen im Markt besser zu überblicken. Außerdem können durch die Verknüpfung “weicher” Daten aus dem CRM mit “harten” Fakten aus dem ERP System Ziele und Erfolgsquoten überprüft werden.
Die Analyse der Aktivitäten der Vertriebsmannschaft hilft bei der Überprüfung ob die Vertriebsstrategie eingehalten wird und kann bei der persönlichen Zielerreichung helfen.
Die hier gezeigten KPIs bilden nur einen kleinen Querschnitt der Auswertungsmöglichkeiten mit QlikView. Gerne erläutern wir Ihnen weiter spannende Analysen rund um den Objektverfolgungsprozess!

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